Mit dem FiBu-Modul besteht die Möglichkeit Buchungssätze aus der Kasse im Format des FiBu Programmes zu exportieren. Dazu sind verschiedene Einstellungen zwingend notwendig.
Mit dem für das Onboarding übermittelten Benutzer und Passwort können sie unter "Kassenmodule" den Menüpunkt "FiBu" aufrufen.
Alternativ kann, falls gewünscht für den Steuerberater ein eigener User angelegt werden. Fragen Sie hierfür bei Ihrem Ansprechpartner bei Apro nach.
Dieser Menüpunkt ist in 6 Reiter unterteilt: Allgemein, Parameter, Konten, Kostenstellen, FiBu Export und FiBu Export Task. Im Anschluss ist in diesem Artikel beschrieben, welche Einstellungen für einen FiBu-Export notwendig sind. Bei Fragen kontaktieren Sie am besten Ihre Steuerberater bzw. das APRO-Support Team.
Allgemein
Im Reiter "Allgemein" müssen die UID-Nummer, der Bilanzstichtag und das Geschäftsjahr zwingend eingetragen werden. Alle anderen Angaben sind nur optional notwendig.
Weiters können hier zwei Einstellungen gemacht werden:
| Auszahlungen summieren | Diese Einstellung betrifft das Kassenbuch: Alle Kassenbuchtransaktionen werden normalerweise als Einzelbuchungssatz gespeichert. Bei aktivem Schalter werden diese Buchungen gesammelt als eine Buchung gespeichert. |
| Alles über Hilfskonto | Alle Erlöse und Zahlungen (egal ob Split-Zahlungen oder sortenreine Zahlungen) werden vorher über ein Hilfskonto gebucht, wenn diese Einstellung gewählt wurde. Ansonsten werden ausschließlich Splitzahlungen (z.B. eine Rechnung die teilweise in Bar und teilweise per Karte bezahlt wird) über ein Hilfskonto gebucht. |
Parameter
| Zentrales FiBu-Konto | Das zentrale FiBu Konto ist ein Hilfskonto, auf dem alle Split-Transaktionen zwischengebucht werden, bevor sie auf das endgültige FiBu Konto gebucht werden. Hilfskonten sind deshalb relevant, da so Split-Zahlungen (Zahlungen die tlw. per Gutschein und tlw. in Bar/Karte bezahlt werden) besser im Buchhaltungssystem nachvollziehbar sind. |
| Export Zahlungsmittelgruppe | Definiert, welche Zahlungsmittelgruppen für den FiBu Export genutzt werden sollen. Hier müssen alle Zahlungsmittelgruppen ausgewählt werden, die für den FiBu-Export relevant sind. I.d.R. sind dies Umsatzwirksam und Ausgangsrechnung. |
| Benutzername | Für den Export benötigt das Buchhaltungssystem einen technischen Benutzer. Hier kann ein beliebiger Wert/Name eingetragen werden. (ohne Sonderzeichen - nur Zahlen und Buchstaben, maximal 8 Zeichen) |
| Buchungssymbol | Vom Steuerberater auszufüllen. Hier kann ein individuelles Kürzel (z.B. AK für APRO-Kasse) mit maximal 20 Zeichen vergeben werden. So kann der Steuerberater die Buchungen in seinem System eindeutig zuordnen. |
| Mailempfänger | Hier kann ein Empfänger definiert werden, der den FiBu-Export erhalten soll (z.B. Buchhaltung, Steuerberater, etc.) |
| Tip FiBu-Konto | Konto, zu dem alle Trinkgelder zugeordnet werden sollen. (i.d.R. ein Erlöskonto) |
| Auszahlung FiBu-Konto | Nur für das Kassenbuch relevant: Ein Sammelkonto für alle Auszahlungen aus den Bargeldorten des Kassenbuchs. Wenn Geld aus einem Bargeldort entnommen wird, muss hierfür ein Gegenkonto existieren - dieses muss hier eingetragen werden. |
| Standardkonto für neue Kunden | Bei der Anlage neuer Kunden, wird das hier eingetragene Konto als FiBu-Konto eingetragen. Dieses Konto wird als Standardkonto für jeden neu angelegten Kunden herangezogen. |
| Exportpfad | Der Exportpfad ist jener Ordner auf der Kassa, in dem das FiBu-File exportiert wird. Dieses kann anschließend versendet oder kopiert werden. Im Exportpfad muss ebenso auch der Dateiname inkl. Dateiendung (CSV) definiert sein. Z.B.: C:\apro\kassa\fibu\fibu-export.csv |
| Exporttyp | Hier wird das zu exportierende Format definiert. Jedes Buchhaltungssystem hat eigene Vorgaben und Logiken, nach denen das Exportfile gestaltet wird. Abhängig vom Exporttyp sind noch weitere Eingaben erforderlich. |
Beim Exporttyp BMD sind folgende Felder zusätzlich zu befüllen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Lohnverrechnung Zahlungsmittel IDs | Dieses Feld kann freigelassen werden. Es wird für einen BMD-Export nicht benötigt. |
| Erlöskonto zuerst | ACHTUNG: Aktivierung nur auf Anfrage des Steuerberaters. Hier werden Erlöskonten und Gegenkonten invertiert! Das Hilfskonto (zentrales FiBu Konto) wird zum Erlöskonto und das Erlöskonto wird zum Gegenkonto. |
| Stammdaten Export | Exportiert zusätzlich zum Buchungs-File auch ein Stammdaten File, in dem alle relevanten Kunden-Stammdaten aufgegliedert sind. |
Konten
In diesem Reiter sind alle eingetragenen FiBu-Konten ersichtlich. Um die Ansicht übersichtlich zu halten, wurden die Konten in Gruppen zusammengefasst. Sobald bei Sparten und Bargeldorten Konten hinterlegt werden, ist es zwingend erforderlich, dass jede weitere neue Sparte bzw. jeder weitere neue Bargeldort ein Konto hinterlegt haben, da ansonst ein Speichern nicht möglich ist. Für Kunden kann ein gesammeltes FiBu Konto verwendet werden, falls dies erwünscht ist.
Kostenstellen
In diesem Reiter können Sie Kostenstellen für Ihren Betrieb anlegen. IdR werden hier "Bereiche" definiert, wie Sie diese anlegen, finden Sie hier.
FiBu Export
In diesem Reiter könne Sie die Exporteinstellungen für Ihre FiBu File definieren. Exportierte Files können direkt heruntergeladen werden.
ACHTUNG! Für die Funktion FiBu Export ist eine Softwareversion > V10.27.17 notwendig. Kontaktieren Sie Ihren APRO Betreuer bzgl. eines etwaigen Updates.
FiBu Export Task
Im Reiter "FiBu Export Task" könne Sie FiBu Exporte automatisiert versendet werden. Liegen Sie hierfür jeweils einen "Export-Task" an.
Definieren Sie den Zeitraum und klicken Sie auf "Neue FiBu Export Konfiguration erstellen". Der Export wird anschließend an die bei "FiBu Export" eingetragene eMail Adresse versendet.
