Mit dem FiBu-Modul besteht die Möglichkeit Buchungssätze aus der Kasse im Format des FiBu Programmes zu exportieren. Dazu sind verschiedene Einstellungen zwingend notwendig.


Mit dem für das Onboarding übermittelten Benutzer und Passwort können sie unter "Kassenmodule" den Menüpunkt "FiBu" aufrufen.


Dieser Menüpunkt ist in 3 Reiter unterteilt: Allgemein, Parameter und Konten. Im Anschluss ist in diesem Artikel beschrieben, welche Einstellungen für einen FiBu-Export notwendig sind. Bei Fragen kontaktieren Sie am besten Ihre Steuerberater bzw. das APRO-Support Team.


Allgemein

Im Reiter "Allgemein" müssen die UID-Nummer, der Bilanzstichtag und das Geschäftsjahr zwingend eingetragen werden. Alle anderen Angaben sind nur optional notwendig.


Hier können zwei Einstellungen gemacht werden: 

Auszahlungen summierenDiese Einstellung betrifft das Kassenbuch: 
Alle Kassenbuchtransaktionen werden normalerweise als Einzelbuchungssatz gespeichert. Bei aktivem Schalter werden diese Buchungen gesammelt als eine Buchung gespeichert.
Alles über HilfskontoAlle Erlöse und Zahlungen (egal ob Split-Zahlungen oder sortenreine Zahlungen) werden vorher über das Hilfskonto gebucht, wenn diese Einstellung gewählt wurde.


Parameter

Zentrales FiBu-Konto
Das zentrale FiBu Konto ist ein Hilfskonto, auf dem alle Transaktionen zwischengebucht werden, bevor sie auf das endgültige FiBu Konto gebucht werden. Hilfskonten sind deshalb relevant, da so Split-Zahlungen (Zahlungen die tlw. per Gutschein und tlw. in Bar/Karte bezahlt werden) besser im Buchhaltungssystem nachvollziehbar sind.
Export ZahlungsmittelgruppeDefiniert, welche Zahlungsmittelgruppen für den FiBu Export genutzt werden sollen. Hier müssen alle Zahlungsmittelgruppen ausgewählt werden, die für den FiBu-Export relevant sind. I.d.R. sind dies Umsatzwirksam und Ausgangsrechnung.
BenutzernameFür den Export benötigt das Buchhaltungssystem einen technischen Benutzer. Hier kann ein beliebiger Wert/Name eingetragen werden. (ohne Sonderzeichen - nur Zahlen und Buchstaben, maximal 8 Zeichen)
BuchungssymbolVom Steuerberater auszufüllen. Hier kann ein individuelles Kürzel (z.B. AK für APRO-Kasse) mit maximal 20 Zeichen vergeben werden. So kann der Steuerberater die Buchungen in seinem System eindeutig zuordnen.
MailempfängerDieses Feld wir noch nicht verwendet und kann freigelassen werden.
Tip FiBu-Konto
Konto, zu dem alle Trinkgelder zugeordnet werden sollen. (i.d.R. ein Erlöskonto)
Auszahlung FiBu-KontoNur für das Kassenbuch relevant: Ein Sammelkonto für alle Auszahlungen aus den Bargeldorten des Kassenbuchs. Wenn Geld aus einem Bargeldort entnommen wird, muss hierfür ein Gegenkonto existieren - dieses muss hier eingetragen werden.
ExportpfadDer Exportpfad ist jener Ordner auf der Kassa, in dem das FiBu-File exportiert wird. Dieses kann anschließend versendet oder kopiert werden. Im Exportpfad muss ebenso auch der Dateiname inkl. Dateiendung (CSV) definiert sein.
Z.B.: C:\apro\kassa\fibu\fibu-export.csv
ExporttypHier wird das zu exportierende Format definiert. Jedes Buchhaltungssystem hat eigene Vorgaben und Logiken, nach denen das Exportfile gestaltet wird. Abhängig vom Exporttyp sind noch weitere Eingaben erforderlich.


Beim Exporttyp BMD sind folgende Felder zusätzlich zu befüllen:


FunktionBeschreibung
Lohnverrechnung Zahlungsmittel IDsDieses Feld kann freigelassen werden. Es wird für einen BMD-Export nicht benötigt.
Erlöskonto zuerstACHTUNG: Aktivierung nur auf Anfrage des Steuerberaters. Hier werden Erlöskonten und Gegenkonten invertiert! Das Hilfskonto (zentrales FiBu Konto) wird zum Erlöskonto und das Erlöskonto wird zum Gegenkonto.
Stammdaten ExportExportiert zusätzlich zum Buchungs-File auch ein Stammdaten File, in dem alle relevanten Kunden-Stammdaten aufgegliedert sind.




Konten

In diesem Reiter sind alle eingetragenen FiBu-Konten ersichtlich. Um die Ansicht übersichtlich zu halten, wurden die Konten in Gruppen zusammengefasst.

Sobald bei Sparten und Bargeldorten Konten hinterlegt werden, ist es zwingend erforderlich, dass jede weitere neue Sparte bzw. jeder weitere neue Bargeldort ein Konto hinterlegt haben, da ansonst ein Speichern nicht möglich ist.